Arenguvestlus kui juhi tööriist, mitte linnuke to-do-listis

Kuidas arenguvestlust edukalt läbi viia ja mida peab arvestama tänases uues reaalsuses, selgitab Elisa personalivaldkonna juht Kaija Teemägi.

Arenguvestlus on üks juhtimisteenuse komponentidest, mida juht oma inimestele pakub. Jutuajamise mõte on tagasi vaadata möödunud perioodile ning arutada tuleviku arengusuundi. Kui eetri räägib täis juht, ei täida arenguvestlus enda eesmärki. Juht peaks olema selles rollis kui käsn, mis imab info endasse, kuulab ja analüüsib. Kui tahad, et arenguvestlustest tõesti inimeste arendamisel kasu oleks ning see poleks lihtsalt linnuke tööde nimekirjas, tasub panustada läbimõeldud tegutsemisele.

Tänases muutlikus olukorras tasub varasemast enam mõelda sellele, kus arenguvestlust läbi viia (asukoht/formaat) ning kindlasti varuda aega ka vaimse tervise teemade käsitlemiseks.

Enne vestlust – mida silmas pidada?

• Ühest korras aastas jääb väheks. Arenguvestlus võiks toimuda vähemalt kaks korda aastas. Aasta on pikk aeg ja selle jooksul võib väga palju juhtuda. Eriti selgelt on näidanud seda 2020 – olukord võib kardinaalselt muutuda väga lühikese ajaga. Seetõttu on kasulikum vaadata ette ja tagasi vähemalt kuue kuu kaupa. Hea kokkuvõtete ning uute plaanide tegemise aeg on jaanuaris ja uuesti augustis/septembris.
• Ole asukoha valikul loov. Vestluse asukoha puhul tasub olla loominguline ning mõelda kontoriseintest väljapoole, kuna teine keskkond soosib keskendumist. Ajal, mil siseruumides kokkusaamine pole tervise vaates turvaline, on üheks võimaluseks vestlus läbi viia näiteks vabas õhus ja seda lahendust on katsetanud ka mitmed Elisa juhid. Vali park või metsarada, kus saab rahulikult vestelda. See on hea võimalus ka eemalduda nutisegajatest ning pühenduda täielikult vestlusele. Kui muretsed, et vestlusest ei jää märkmete tegemiseks kõik vajalik meelde, võib teha ka ettepaneku vestlus salvestada. Seda juhul, kui mõlemad osapooled nõus on.

Vajadusel võib arenguvestluse läbi viia ka videokohtumise vormis. Siis tuleb aga kindlasti läbi mõelda mõlema vestleja füüsiline asukoht ja ümbritsevad faktorid. Paljude jaoks kodukontor selleks ei sobi, sest sageli tuleb ühist pinda jagada kaugõppel olevate laste või teises toa nurgas videokõnet tegeva kaasaga.

• Ära alahinda ettevalmistuse vajalikkust. Arenguvestlus vajab ettevalmistust ja seda nii juhilt kui ka töötajalt. Kohtumise kutset välja saates võiks sinna lisada toimumise koha, kestvuse ja põhipunktid, mida kokkusaamisel puudutatakse. Ette võib saata ka täpsemad küsimused või ankeedi, kui see on ettevõttes välja töötatud. Töötaja jaoks aitab ettevalmistus vestluse eel pinget maha võtta ning jutuajamise käigus ei teki „ülekuulamise“ tunnet. Juhi jaoks hõlbustab teema varasem peas läbikäimine vestluse sujuvamat juhtimist.
• Varu aega. Vestluse jaoks tuleks planeerida minimaalselt poolteist tundi, et oleks aega rahulikult kõik teemad läbi käia. Jäta ka igaks juhuks väike puhver, kui kõike ei jõua siiski planeeritud aja raames arutada. Kummalegi osapoolele ei jää hea tunne, kui midagi jääb rääkimata seetõttu, et keegi peab kiirustama järgmiste tegemiste juurde. Lisaks tuleb juhil planeerida pärast vestluse lõppu ajavaru ka märkmete tegemiseks, sest siis on räägitu värskelt meeles.

Vestluse ajal – mida teha, mida vältida?

• Mõtle läbi avang ehk kuidas vestlust alustada. Tunne oma inimesi ja analüüsi, milline sissejuhatus võiks hästi töötada. Võib alustada klassikalise avatud küsimusega, kuidas vestluspartneril läheb. Samas ei pruugi paljudele meeldida, kui küsitakse liiga isiklikke küsimusi. Arvesta sellega. Sellisel juhul võib näiteks alustada vestlust küsimusega: millist filmi vaatasid eelmisel nädalal? või arutleda kasvõi ilma üle.
• Ole hetkes ja treeni oma kuulamisoskust. Ole teadlikult kohal ja kuula päriselt, mida kaaslane sulle räägib. Märkmeid saad teha hiljem (vt ajavarumise punkt eespool).
• Hoia fookust. Juhi ülesanne on ka jälgida, et vestlus püsiks ettevalmistatud teemade raamides, kuid samas olla ka tähelepanelik, kui vestluspartner leiab mõne kokku leppimata teema, mis on tema jaoks oluline. Vestlus peaks sisaldama tagasivaadet viimastele kuudele ja vaadet tulevikku: eesmärke, arengusuundi.
• Räägi vaimsest tervisest. Põhiteemade sees varu kindlasti aega ka vaimse tervise temaatikale. See ei ole vähem oluline meie füüsilisest heaolust. Aasta on toonud kaasa palju emotsioone ning igaüks talub muutusi erinevalt. Delikaatsemate küsimuste puhul jäta alati võimalus vastata või jätta vastamata. Ole avatud ja ütle, et hoolid oma inimestest. See julgustab inimesi ennast avama ning kogemus näitab, et inimesed on siis ka altimad oma mõtteid jagama.
• Eelista avatud küsimusi. Väldi võimalusel suletud teemapüstitusi, millele saab vastata vaid jah/ei. Selleks, et saaksid vastustest rohkem sisendit järgmisteks sammudeks, sõnasta küsimused näiteks nii: mis on sulle viimasel ajal rõõmu/muret valmistanud? Avatud küsimused aitavad hästi käsitleda ka vaimse tervise teemat.
• Kasuta skaalapõhist vastamist. Kui inimene ei oska või ei soovi otse väljendada, kuidas ta oma meeleolu või teatud olukorda hindab, võib kaasata küsimustesse skaala-meetodi. Näiteks võib küsida: kuidas sa end viie/kümne palli skaalal emotsionaalselt tunned? (10 = väga hästi jne). Kui vastus jääb skaala alla otsa, siis annab see märku, et midagi on ilmselt valesti. See on ka hea indikaator juhile lahenduste leidmiseks.
• Anna tagasisidet põhinedes konkreetsetel faktidel. Kui tahad inimest millegi eest kiita, siis too välja konkreetne olukord. Kui jagad konstruktiivset ja korrigeerivat tagasisidet, siis on samuti oluline viidata faktidele. Kergekäeliselt ja läbimõtlemata välja öeldud hinnangud võivad tekitada suhtlusbarjääri ja rikkuda sõbraliku õhkkonna, kaotades kaaslase usalduse.
• Kui küsid töötaja tagasisidet, ole selle saamiseks ka päriselt valmis. Esmakordselt tagasisidet küsides soovitan anda inimesele aega vastus enne vestlust läbi mõelda. Küsida võiks näiteks nii: mida sa soovid, et mina juhina teeksin teisiti? Kui tagasiside andmine on kujunenud aga vestluste tavapäraseks osaks, siis oskab töötaja selle juba vaikimisi ette läbi mõelda. Kindlasti ei tohiks hakata end õigustama, kuna on üsna tõenäoline, et rohkem sa sel juhul tagasisidet ei saa. Õigustamine annab signaali, et inimene tegi midagi valesti ja tema öeldu pole teretulnud. Selle asemel täna inimest vastuse eest ja võta hiljem aeg kuuldu analüüsimiseks.