Kogemuslugu: kuidas hajusalt töötavaid tiime arendada?

Veel eelmisel aastal tundus igati loomulik võtta ette Võrust Tallinna kolmetunnine sõit, et osaleda kahetunnisel koolitusel. Tänaseks on reaalsus, et info saab omandatud ka muudmoodi. Kuidas on õppeformaadid viimase veidi enam kui aastaga muutunud ning mida silmas pidada hajustiimide arendamisel, räägib Elisa personaliarenduse spetsialist Kristjan Pilli.

Aastaga on töötajate arendamise võimalused muutunud rohkem kui viimase kümne aastaga kokku. Suur osa metoodikast on liikunud virtuaalsetesse keskkondadesse. Osalt on selles roll tervisekriisil, mis olnud hea kiirendi, võimaldades palju tööd ära teha varem, kui algselt oli plaanitud. Paljude uuenduste puhul jäi ära n-ö müügitöö tegemine või selgitamine, kuna vajadus oli juba väga selge ja mõistetav. Samas on valdkond juba mõnda aega ka loomupäraselt liikunud virtuaalsete lahenduste suunas. Siin mängib rolli ka see, mida tööotsija turult leida loodab või tahab.

Kui vaadata formaatidest ja tööriistadest laiemat pilti, on tänane eesmärk kujundada inimeste arengu teekonda võimalikult efektiivselt sõltumatult ajast ja töötaja asukohast ning sellest võiks lähtuda õppevõimalusi välja töötades. Toon enda kogemuse näitel välja mõned tähelepanekud, kuidas hajustiime arengut toetada:

Virtuaalsed lahendused ei tohi olla klassiruumi õppe copy paste

Virtuaalne õppimisvorm pakub väga palju valikuid. Näiteks Elisas oleme kasutamas järgmisi lahendusi: webinar'id ehk reaalajas toimuvad arutelud valdkonna asjatundjaga; videoõpe ehk lühemad ja kompaktsemad filmitud arengumaterjalid; hübriidõpe ehk juhendaja ja mõned osalejad on ühes asukohas ning osa inimesi liitub üle veebi. Nende kõigi nimetatud formaatide ühine nimetaja on läbimõeldud ülesehitus, mis ei võrdu klassiruumis näidatava slaidiettekandega. Sisu tuleb kohandada formaadile sobivaks.

Video teel iseõpe toimib täna väga hästi. Teame kõik ju seda, et kui näiteks on vaja taastada isikliku arvuti algseaded, siis esimese asjana vaatame YouTube'ist järele, kuidas seda teha. Just nimelt vaatame, mitte ei loe. See annab võimaluse ka kohe samal ajal järele katsetada.

Seega on videoformaadil mitmeid eeliseid ja võimalusi:

• Materjal on ülesehitatud võimalikult kompaktselt ning on lühem kui klassiruumis toimuv õppeprotsess.
• Ainult kõige olulisem on väljatoodud . Ülejäänud infole juhitakse tähelepanu erinevate juhendite või lisamaterjalide näol.
• Koolitaja kasutab aega efektiivsemalt. Kui õppematerjal on hästi ja läbimõeldult kokkupandud ei ole vaja iga nädal/kuu/kvartal seda teemat veebi teel füüsiliselt taasesitada.
• Töötaja aja ning ootusega arvestamine. Paindlik tööaeg annab võimaluse töötajal teadmisi omandada endale sobival hetkel. Samuti omandab iga inimene uut infot erineva kiirusega. Video puhul on võimalik kerida tagasi ja vaadata arusaamatuks jäänud osa uuesti või miks mitte kontrollida kuu aja pärast seda, et mis jäi meelde.
• Interaktiivsed ja teadmisi kinnistavad vahepalad . Videosse saab lisada küsimusi/interaktiivseid tegevusi, mis aitavad eelnevalt omandatud infot kinnistada. Enne video ei jätku, kui antud tegevused on õigest lahendatud.

Tehnilised lahendused ja kasutajamugavus

Virtuaalsed õppevormid vajavad kindlasti teatud investeeringut tehnoloogilistesse vahenditesse. Alustama ei pea tingimata kõrgetasemelise produktsiooniga. Sisu saab ka ülesfilmida näiteks telefoniga. Kui aga on plaanis virtuaalsed lahendused püsivamalt ettevõttes kasutusele võtta, tasub tehnoloogilisele võimekusele mõelda. Seda eeskätt just ka koolitajate kasutusmugavuse vaatest. Tihti ei ole kodukontorites mitut ekraani ning sisu esitlemine ja osalejatega vahetum suhtlus võib olla ühelt väikselt ekraanilt ebamugav. Omaette tehnoloogilise väljakutse esitab ka hübriidõpe, kus osa rahvast on ühes ruumis, osa eemal. Just kasutuajamugavust silmas pidades oleme ka meie ettevõttes üle vaadanud enda õppeklassi võimekuse. Näiteks oleme ruumi paigaldanud suure videoseina, kus koolitajale kuvatakse osalejate videopilt ja materjalid. Videoseina ette on võimalik veel omakorda panna istuma mõned kohalolijad. Samuti oleme rajanud korraliku helisüsteemi, mis annab väga hea võimaluse üle suure ruumi kuulata ning suhelda eemal viibivate osalejatega osalejaid, kuna ruumis on mikrofon, mis edastab mõlemapoolselt vestlust hea kvaliteediga.

Seega tasub hinnata enda ettevõtte seisukohast ja vajadusest, kui põhjalikult soovitakse tehnoloogilistesse lahendustesse investeerida. Keerulised ja mittekasutajasõbralikud süsteemid kipuvad kasutuseta jääma.

Liigume aina interaktiivsema e-õppe poole

Videoõpe pole ainus lahendus, mida hajustiimide arengu puhul fookusesse võtta. Näeme, et infoomandamise viisid muutuvad, eeskätt tüürib seda noorem põlvkond. Me kõik teame, et kümnelehelist Wordi-dokumenti või Powerpointi ei suuda keegi lugeda täie tähelepanuga, et sealt kiirelt vajalikku infot välja noppida. Seetõttu peaks ka laiemalt mõtlema, kuidas uut infot omandada lihtsalt ja mugavalt. See eeldab järk-järgult ka kõikvõimalike juhendite ümberdisainimist. Praktikas tähendab see näiteks selle sama mitmelehelise juhendi pika teksti lühendamist, peatükkideks jagamist, piltide, jooniste, videote lisamist.

Ligipääsetavus ja õppematerjalide „kodu“

Kõikvõimaliku sisu loomine eeldab ka head ja kompaktset keskkonda, kus vajalik info oleks kiirelt leitav. Elisas võtsime ettevõtteüleselt kasutusele õpikeskkonna, kus saame töötajate teadmisi uuel moel arendada. Seal on palju erinevaid võimalusi, kuidas töötaja saab omandada tööks vajalikud teadmised. Seega tasub mõelda ka sellele, kuhu hea sisu lõpuks „maandub“ ning et see erinevates keskkondades hajali ei oleks. Lahendusi on mitmeid. Soovitan tutvuda erinevate teenusepakkujate lahendustega, enne kui midagi täiesti uut leiutama hakata.

Virtuaalsus ei tohi kvaliteeti langetada – vaja on kindlaid ja selgeid kokkulepped

Kui füüsilises ruumis on mõnevõrra lihtsam „kohal olla“ või õppijate tähelepanu hoida, siis virtuaalne keskkond nõuab kohe algusest täielikku pühendumist. Selle aluseks on põhjalik eeltöö ja juhtide selgitustöö. Et töötaja võtaks arenguprotsessist maksimumi, tuleb teha selged kokkulepped. Juhi roll on selgitada, kuidas konkreetne õppematerjal tema arengu teekonda toetab ja miks on seda vaja tema igapäevatöös. Suur vastutus on muidugi ka töötajal endal, tuleb tunda huvi, rääkida kaasa ning hiljem saadud teadmisi kohe rakendada.

Kokkuvõttes usun, et tänased virtuaalsed ja hübriidõppe lahendused on tulnud, et jääda. Loomulikult on teemasid, kus kõige parema kogemuse ja tulemuse puhul on vajalik füüsiline kohalolek. Seda eriti ajal, kui oleme niikaua olnud üksteisest eemal. Annab ju füüsiline kokkusaamine võimaluse enne koolituse algust kolleegidega muljetada ja kohvi juua. Paljud ootavad seda pikisilmi ja kindlasti ka olude paranemisel taas kohtutakse. Samas olen kindel, et tänased lahendused on kanda kinnitanud ja ka hästi omaks võetud. Nagu öeldud, on kogu maailm liikumas sinnapoole, et saaksime meile kõigile tähtsat aega ja ressursse võimalikult efektiivselt kasutada.

Kristjan Pilli, Elisa personaliarenduse spetsialist