Sügisrutiini tagasi: nõuanded, kuidas toetada kodukontoris töötavat kolleegi?

Saabuv sügis toob inimesed tagasi argisemasse tööle-kooli-lasteaeda-rutiini. Ilmselt jätkavad paljud ka vähem või rohkem kodukontoris töötamist ning taas tuleb üheaegselt olla mitmes rollis korraga. Kuidas hea kolleegina märgata ja toetada kodus tööd tegevaid töökaaslasi, selgitab Elisa personali infosüsteemide halduse tiimijuht ja sageli kodukontoris töötav ema Deana Tomps.

Suure suvega on elukorraldus ja tempo olnud teine, kuid nüüd naaseme tubasema elukorralduse juurde. Kevadel sisseharjutatud nipid vajavad meeldetuletamist. Ilmselt tuleb taas paljudel vahetevahel hakkama saada üheaegselt tööga ja toetada näiteks nohuga koju jäänud lasteaialast. Hästi tihti mõtleme sellele, kuidas ise hakkama saada, aga samas võiksime rohkem tähelepanu pöörata ka sellele, kuidas saame kolleegina olla oma teistele kodukontorites töötavatele töökaaslastele toeks.

Siin on mõned minu nõuanded, kuidas seda teha:

Jaga enda väljakutseid. “Sul on alati kõik tehtud. Ma ei arvanudki, et see sulle muret valmistab!”. Ilmselt kõlab see lause mõnest vestlusest tuttavalt? Julgustan kõiki ka enda väljakutseid jagama, et ei tekiks väärarusaama, et kõik on alati hästi. Mis on kodukontoris keeruline? Kuidas oled selle lahendanud? Mis valmistab meelehärmi? Kõigi kodune olukord on väga personaalne ja erinev, aga see ei tähenda, et sinu kogemus ei võiks kedagi teist inspireerida või kõnetada. Kui jagada vaid seda, mis on hästi, võibki tekkida kujutlus, et kõik on nii tublid ja väsimatud.

Tiimisisesed ootused paika! Suviste puhkuste ajal oli ka tiimi töökorraldus ilmselt mõnevõrra erinev. Seetõttu võiks kolleegidega meelde tuletada ühised koostöötamise reeglid. Leppige kokku, kuidas ja millal olete üksteisele tööpäeva jooksul kättesaadavad. Nii juhite paremini üksteise ootusi. Millised on koosolekud, mis vajavad kindlasti videopildiga kohalolekut, millistel koosolekutel saab osaleda ka pildita? Millised on kolleegide vahelised peamised suhtluskanalid? Kuidas võtta ühendust väga kiireloomuliste teemade puhul? Julgustan kokku leppima ka n-ö tingmärke, mille alusel saab anda tiimikaaslastele märku, kes on arvutist eemal ega saa sel hetkel reageerida. Näiteks saab kalendris või tiimi chat'is märkida staatuses ära, millal ollakse hõivatud/koosolekul või täiesti ekraanidest eemal. Nii ei teki asjata lootust ning teistel on võimalik arvestada, et saavad oma küsimusele vastuse hiljem või leiavad muul viisil lahenduse.

Ära anna ka ise oma tegevusega signaali, et ootad kolleegilt 24/7 valmisolekut. Kuna paindlik tööaeg võimaldab vabamalt planeerida, millal tööasju teed, siis arvesta, et kui sul on plaanis kirjadele vastata näiteks õhtutundidel, siis ära eelda sama ka kolleegilt. Kui saadad kirja hilisel tunnil, on hea näiteks anda märku, et ei oota kohest vastust.

Kuula kolleeg ära! Õpi märkama ja enda kaaslasi kuulama. Kui näed, et videokõnest vaatab vastu väsinud pilk või kuuled teisel pool ekraani jutukaaslaselt, et nii palju on teha, et enam ei jaksa, siis küsi, kuidas kolleegil läheb. Vahel aitab hästi emotsioonide jagamine ja n-ö “tühjaks rääkimine”. Võta see aeg ja kuula ta lihtsalt ära. Kui kolleeg ei taha end avada või ei soovi isiklikest teemadest rääkida, siis see on ka igati normaalne ning arvesta sellega. Samas tasub alati märku anda ja uks lahti jätta, öeldes: anna märku, kui sa tahad rääkida.

Pane end videokoosolekul kolleegi kingadesse. Ilmselt on ka sügisel kodus tööd tehes aeg-ajalt samas ruumis teisi pereliikmeid. Kui videokõne “kaadrisse” ilmub kolleegi laps, kes tahab süüa või vajab muud abi, suhtu sellesse mõistvalt. Julgusta vestluspartnerit võtma väike hetk küsimuse lahendamiseks, et ta saaks seejärel uuesti tööülesannetele pühenduda. Arvesta, et töökaaslane manööverdab sel hetkel mitmes rollis korraga, anna talle see aeg. Üldjuhul võiks kõigisse koosoleku “kutsumata külalistesse” või kõrgema nivooga taustahelidesse suhtuda sõbralikult ja võimalusel olukorra huumoriga lahendada.

Kutsu töökaaslane kõnnikoosolekule. Kui planeerid tiimiliikmele järjekordset virtuaalset koosolekut, tee ettepanek teemasid arutleda näiteks ühisel jalutuskäigul metsarajal või pargis. Nii saavad turgutuse nii füüsis kui ka vaimne tervis.

Tuleta meelde pauside olulisust. Videokoosolekute ajastul veedad märkamatult arvuti ees tunde ning tiheda ajakava tõttu ei jõua sageli toolilt tõustagi. Julgusta kolleegi planeerima kalendrisse päeva peale pause, et ei ununeks näiteks lõunat teha või end lihtsalt natuke sirutada. Kui väikesed lapsed ei saa lasteaeda minna, siis saab vajadusel kalendrisse märkida ka pausi lastega tegelemiseks. Nii on õnnelikum laps ja kolleeg ning tööasjad sujuvad paremini.

Helista! Olen täheldanud, et vahel aitab imehästi teise suhtlusvahendi valimine. Kui klikid päevast päeva ühest videokõnest teise, siis pakub vaheldust näiteks telefonikõne. See on väike muudatus, aga võib anda väga suure efekti ning valmistada meeldiva ja värskendava üllatuse.

Kokkuvõttes tasub meil kõigil kolleegidega suheldes üles näidata empaatiat ja alati meeles pidada, et enamasti on meil kodus kõigil hulga rohkem rolle kui kontoris. Märkamist ja toetamist ei ole kunagi liiga palju ja see ei nõua meilt ülemäära suurt pingutust. Ole julge ja näita eeskuju ning kuula ja märka enda ümber toimuvat. Nii saad väikeste tegudega olla töökaaslasele paremaks toeks ja nende päeva ilusamaks muuta.

Deana Tomps, Elisa personali infosüsteemide halduse tiimijuht ja kodukontoris töötav ema