Vestlusrutiine on vaja. Juhi ootamatu e-kiri pealkirjaga „Räägime“ võib muremõtted pähe istutada

On inimesi, kes põgenevad iga hinna eest rutiinide eest või tahavad neid kiirelt ära delegeerida. Regulaarsed igapäevajuhtimise tegevused, nagu 1-1 vestlused või tiimikoosolekud, on juhi üliolulised tööriistad. Kuid tuleb leida tasakaal. On täiesti normaalne, kui töötaja sind iga nädal näha ei taha.

Kui hakkasime kaksteist aastat tagasi ettevõttes igapäevajuhtimist teadlikumalt juurutama, tundus see esmapilgul pigem tüütu ja ajakulukas tegevus. Täna leian, et see on üks parimatest juhtimistööriistadest. Lühidalt tähendab selline meetod regulaarset kätt pulsil hoidmist. See väljendub järjepidevates tête-à-tête ehk 1-1 kohtumistes oma töötajatega, tiimikoosolekutes, tulemus- ja arenguvestlustes. Pidevalt vahetatakse meeskonnas ja üks ühele juhi ja töötaja vahel infot, arutatakse tulemuste üle, jagatakse õnnestumisi ja räägitakse, mis pole läinud ootuspäraselt. Need on rutiinsed tegevused, mis kipuvad kalendritest kaduma siis, kui neis nähakse vaid tüütut kohustust. Kuid sellisel juhul ei täida need ilmselgelt õiget eesmärki või pole juhil olnud piisavalt püsivust ja süsteemsust, et panna need enda kasuks tööle. Rutiin ei välista paindlikkust ja vastupidi – paindlikkus ei tähenda seda, et valitseb pidev pea-laiali-otsas tunne ja puuduvad pidepunktid.

Võtab aega, et võita aega

Mõtestatult tegutsedes aitavad igapäevajuhtimise tegevused viia tulemusteni, kõigi aega säästa ja vähendada tagajärgede kustutamisele kuluvaid töötunde. Tegelikult tekib pikas perspektiivis juurde ressurssi, mida juht vajab oma inimestele pühendumiseks. Seda nii suurtes organisatsioonides, kus töötab sadu või tuhandeid inimesi, aga ka väikestes ettevõtetest, kus inimestel on üheaegselt palju rolle ja ollakse korraga sisuliselt kokk-kondiiter-keevitaja.

Eriti kasulik on igapäevajuhtimine valdkondades, kus on vaja järjepidevalt jälgida tulemusi ja saada reaalajas tagasisidet. Juhtides igapäevaselt teeninduse valdkonna inimesi, näen oma kogemusest, et see on tõesti ülioluline. Tulemustele ja eesmärkidele orienteeritud tiimidena on meie jaoks vajalik pidevalt infot vahetada. Kui reageerid järgmisel päeval, oled juba päeva võrra hiljaks jäänud. Juhi jaoks on see eelkõige hea tööriist, mis võimaldab oma inimestelt vahetut tagasisidet korjata, olenemata sellest, kas on rahulikumad ajad või laual parasjagu mõni suurem väljakutse. Töös väljendubki see sissetöötatud igapäevasuhtlusena nii töötajatega individuaalselt kui ka tiimides. Meie valdkonna eripära on, et infot liigub väga palju ning kogu aeg tuleb olla korrektses ja up to date infoväljas. Regulaarsed ja sagedased infovahetused aitavadki seda tagada ning ka kerkinud probleemidele operatiivsemalt reageerida. Tehes seda nädal või kaks hiljem, oleksime lootusetult rongist maha jäänud.

Kõiki ühe joonlauaga ei juhi

Aasta-aastalt on minu jaoks igapäeva juhtimine muutunud üha personaalsemaks. Siin tulebki mängu seesama paindlikkus. Kõiki inimesi ei saa juhtida joonlauaga ja ühe sirge joone järgi. Ei ole vajalik kohtuda iga tiimiliikmega iga nädal ja see ongi täiesti OK, kui kõik seda ei vaja ning seda ka mulle ka ausalt väljendavad. Iga tegevus peab täitma eesmärki.

Tuleb arvestada inimeste karakterite ja soovidega. Näiteks ekstraverdid vajavad tihedamat suhtlust, introvertsemad inimesed soovivad aga seevastu rohkem distantsi ja naudivad omaette nokitsemist. Mõlemad vajavad juhi toetust, lihtsalt juhtimisstiil on erinev. Olen aru saanud, et kõige olulisem ongi teadmine, et kalendris on nädalast nädalasse või kuust kuusse planeeritud kindel vestlusaeg. See tekitab teadmise, mille taustal on mugav tegutseda ja seeläbi tekib usaldus. Minu kui juhi vastutus on luua turvaline ruum, kus olen oma inimeste jaoks olemas ning leian neile vastavalt vajadusele alati aega. Selliste vestlusharjumuste või nn turvatsooni puudumisel võib ootamatu koosolekukutse postkastis tekitada töötaja peas hulga küsimärke: „millega ma nüüd hakkama sain?“.

Rutiinide loomisele lisaks on juhi roll seista selle eest, et vestlustel oleks väärtust loov efekt ja põnev sisu. Kui igaks tiimikoosolekuks või 1-1 vestluseks ei ole parasjagu pakilisi teemasid, saab seda aega kasutada näiteks millegi uue õppimiseks – temaatika väljapakkumisse võiks kaasata ka oma inimesi.  

Hübriidtöö paneb igapäevajuhtimise proovile

Hoopis uued varjundid on igapäevasele juhtimisele andnud hübriidtöö. Elust ja olust suhtluse vajadus püsib vaatamata sellele, kus keegi parasjagu töötab või viibib. Seetõttu oleme näiteks taasavastanud ühised virtuaalsed kohviminutid, mis said eriti populaarseks pandeemia ajal, kuid vahepeal oma võlu kaotasid. Need täidavad meie suhtluse „tassi“, kui kokkusaamisi on vähem. Ja kogemus näitab, et seda vajatakse eriti talvisel perioodil, kui ilm ja vähene päevavalgus meie meeleolu mõjutab. Inimesed tahavad tunda tiimivaimu ja õlg õla tunnet, isegi siis, kui sisuliselt 90% ajast tehakse kaugtööd.

Seega, tasub veel kord rõhutada, et igapäevajuhtimine ei ole tegevus tegevuse pärast või kaasalohisev rutiinne kohustus, millega juht tiimi nädalast nädalasse tüütab. See on tõhus tööriist juhile, kui seda järjepidevalt ja kogu tiimiga kasutada. 

4 soovitust, kuidas igapäevajuhtimine enda kasuks päriselt tööle panna:

• Loo rutiinid ja tööta need sisse. Kindel aeg kalendris oma inimestega suhtluseks aitab aega planeerida ja loob turvatunnet – töötaja ei karda end avada ja teab, et see on talle pühendatud aeg. Vastupidise efekti võib valla päästa ootamatult postkasti potsatanud kutse juhilt pealkirjaga „Räägime“.
• Ole rutiinides paindlik. Väljakutselistel aegadel vajavad inimesed rohkem ja tihedamat suhtlust ja juhi kohalolu. Ole valmis graafikutes vangerdusi tegema, planeerima 2-3 lisaaega kohtumisteks jne.
• Vastuta juhina selle eest, et kohtumistel oleks alati konkreetne eesmärk ja sisu. Rutiin ei teki, kui keegi aru ei saa, miks koos käiakse.
• Igapäevajuhtimine võtabki aega. Näe selles ajas väärtust! See on võimalus oma inimeste tundma õppimiseks ja tiimiga kokku kasvamiseks. Kuidas saakski oma tiimi juhtida, kui neid tegelikult ei tunne?