Руководитель по персоналу Elisa Кайя Теэмяги: 5 способов гибко использовать свое рабочее время и не переработать

Работа за пределами офисе и вне рабочей среды для хорошего работника часто оборачивается тем, что он забывает про себя, и работает интенсивнее и напряженнее, чем в обычный рабочий день.

Руководитель по персоналу компании Elisa Кайя Теэмяги делится пятью способами, как избежать подобной ситуации.

1. Структурирование задач и расставление приоритетов. Перед тем, приступить к немедленному выполнению рабочих заданий хорошо бы определить, какие из них требуют немедленного реагирования или у которых дедлайн уже приближается и те, выполнение которых не привязано к конкретному сроку. Здесь, конечно, очень важно знать их приоритет со стороны руководителя - точно понимать ожидания и сроки выполнения.

2. Нельзя злоупотреблять гибкостью рабочего времени. Как в своем отделе, так и с непосредственным руководителем можно договориться, как планировать рабочее время и когда быть взаимно доступными. Например, можно договориться, что электронные письма могут отправляться и вне рабочего времени, но в этом случае они не требуют немедленного реагирования.

3. Команда должна иметь общее представление о использовании рабочего времени. Чтобы рабочий процесс протекал наиболее эффективно необходимо договориться, как делиться информацией о «доступности» каждого члена команды. Например, можно настроить календарь или расписание, в которое все члены команды могли бы вносить информацию о своем местоположении и доступности (например, «на обучении», «работаю дома», «в офисе», «на совещании», «в командировке» и т.д.).

4. Сотрудник несет ответственность за свое здоровье и благополучие, и, если объем задач вдруг вырос выше головы, об это нужно обязательно поговорить с руководителем. Не стоит ждать, что за этим проследит кто-то другой. Следует установить пределы, и, если видно, что все, успеть невозможно, нужно набраться смелости и поговорить об этом со своим руководителем. Очень часто сотрудники опасаются обсуждать такие ситуации с начальством из-за предубеждения, что руководитель посчитает сотрудника просто не способным справиться с работой. Наоборот, роль руководителя - помочь просмотреть задачи, расставить приоритеты и при необходимости перераспределить работу. И, если действительно не справляетесь, обязательно скажите об этом и по-новому договоритесь.

5. Обсуждение «с глазу на глаз» лучше всего помогает разрешать сложные проблемы. При обсуждении по телефону или через телемост невозможно передать свои эмоции и поэтому, после такого общения, может остаться информационный вакуум. Поэтому необходимо, чтобы всегда была возможность встретиться «с глазу на глаз» и не бояться просить о таких встречах своего руководителя.