Artur Praun: kas mõistad, millega su ettevõte riskib, kui paberivirnad jätkuvalt kontoris laudasid vallutavad?

Eesti on küll tuntud e-riigina ja siinsed ettevõtted digitehnoloogia teerajajatena, kuid see ei tähenda Elisa ärikliendiüksuse juhi Artur Prauni sõnul seda, et kõik ettevõtjad suudaks tehnoloogia arengu ja digitaliseerimisega ühes tempos sammu pidada. Pole raske leida firmasid, kus tänaseni suurem osa infohaldusest ja igapäevatööst sõidab paberite ja kaustikute peal, püstitades nii hulgaliselt riske.

Paberi kasutuse vähendamine on midagi, millest räägivad kõik ning olenevalt valdkondadest on tehtud ka märgatavaid edusamme. Paberivabamaks on muutnud nii riigi- kui ka erasektor, paberkviitungid ja -arved on asendumas digilahendustega ning kohati mõneti absurdsena tunduv meilisignatuurides leiduv palve mitte seda kirja printida on hakanud muutuma ebavajalikuks – peetakse sellest põhimõttest kinni niigi.

Siiski ei saa väita, et asjad oleks hästi. Kontoritarvete müüjatel on kliente tänaseni ning alusetäied koopiapaberit leiavad oma tee ühte või teise kontorisse igapäevaselt. Mida sinna prinditakse on küll erinev, kuid tõdemus jääb samaks: kuni paberinfokandjatel on veel igapäevatöös tuntav mõju, on ruumi asju paremini teha.

Mingist piirist edasi pole mõistagipõhjust protsesse optimeerida. Sundida töötajaid koosolekul märkmeid tegema arvutisse või lõpetama töölepingute paberile printimine kontekstis, kus kõik muu on juba digitaalne, võib mõjuda pilli lõhki ajamisega. Kui aga välja prinditakse tänaseni iga meil, iga memo, iga leping, iga andmestik ja iga käskkiri, on selge, ruumi paremuse poole liikumiseks on ohtralt. Ja mitte ainult jätkusuutlikkuse vaatest.

Asi pole ainult looduse säästmises

Digitaliseerimise ehk digilahenduste kasutuselevõtu juures on harilikult üheks kandvaks märksõnaks jätkusuutlikkus ja loodussõbralikkus. Kui paberit enam ei toodeta, ei pea puid maha võtma. Kui ei kuluta enam aega mõttetutele korduvatele ülesannetele, säästab see nii inim- kui energiaressursse. Kui protsessid on muudetud automaatseks, vähenevad inimtekkelised kaod.

Kõik see on oluline, kuid loodussõbralikkuse kõrval ei saa digitaliseerimise – ja eriti paberinfokandjate välja juurimise juures – tähelepanuta jätta ka kümneid teisi võite. Alates paremast hallatavusest ja infoliikumisest, kuni küberturvalisuse, tööjõu efektiivsema kasutuse ja pikaajalise planeerimiseni välja. Kus on analoogprotsessid, on ka vead ja tühi käsitöö, mille saaks tänapäevase tehnoloogia toel välja rookida.

Võttes näiteks paberdokumendid, on kõik need riskid ja potentsiaalsed võidud selgelt nähtavad. Digilahenduste asemel paberile talletatud info puhul on alati õhus risk, et sealt jõuab lõpuks vaid valikuline osa vajalikust infot lõppsihini, olgu see mõni infosüsteem, kokkuvõte või või muu sihtpunkt. Seejuures peab keegi tegema ka meeletus koguses käsitööd, skännima dokumente või andmeid sisestama.

Selle kõrval ei saa unustada ka tulevikumõjusid. Kui jäädavalt talletatakse vaid osa ettevõtte andmetest, langeb tuleviku analüüsivõimekus selle arvelt märkimisväärselt ning ettevõtte kasutusse jääb märgatavalt väiksem hulk andmeid, mida otsuste tegemiseks rakendada. Niisamuti pesitseb kõikide nende paberipatakate ümber tõsine turvarisk: piisab vaid unustada midagi paberihundist läbi lasta ning potentsiaalselt tundlikud andmed võivad lihtsalt loetavas vormis jõuda kellenigi, kes neid kunagi nägema ei pidanuks.

Füüsilistest andmekandjatest loobumine ja digitaalsete andmelahenduste kasutusele võtmine on digitaliseerimisteekonna üks esimesi, aga kõige olulisemaid samme. Kõik mis on digitaalne, saab märkamatult toetada kõike järgmist digitaalset. Kui paberile ollakse tänaseni truuks jäänud, tasub asjadele kriitilise pilguga peale vaadata. Digilahendused omaks võtnud konkurendid on kiiremad, efektiivsemad ja paindlikumad, paberivirnade alla mattumine neist mööda minna ei aita.