Artur Praun: kas sinu ettevõttel on ikka IT-kriisiplaan?

Koroonakriis, inflatsioonikriis ja sellest tingitud majandusmured on pannud ettevõtjaid mõistma, et kriiside äkilisel puhkemisel peaks olema sahtlist võtta testitud ja selge kriisiplaan. Elisa ärikliendiüksuse juht Artur Praun märgib arvamusloos, et mida päev edasi, seda olulisemaks muutub ärilisteks kriisideks valmistumise kõrval ka IT-kriisiplaani valmis lihvimine – küberrünnakud, tõrkuvad süsteemid ja teised ohud on midagi, mis muutuvad aina sagedasemaks.

Kriisideks valmistumine on teema, mida on lihtne ignoreerida. On need ju kõige halvema stsenaariumi plaanid, mida luuakse hetkel, kui kõik on hästi ja millegi halva juhtumine on justkui ettekujutlematu. Kuid nii nagu on headel aegadel sõlmitud auto-, kodu- või tervisekindlustuspoliis millegi halva juhtumisel kulla kaaluga, on läbimõeldult loodud kriisiplaan midagi, mis võib päästa ettevõtte hävingust. Või vähemasti suuremast finants- ja mainekahjust.

Kui potentsiaalselt muutuvad majandusolud on midagi, mida strateegiate loomisel pea alati arvesse võetakse ja läbi exceldatakse, et millegi halva juhtumisel kiirelt õige juhe seinast välja tõmmata või midagi oma tegevuses muuta, siis IT-lahendused jäävad strateegiatöös enamasti vaeslapse rolli. Seda isegi tänases maailmas, kus enamik ettevõtteid kannaks silmnähtavat majanduskahju isegi sellest, kui meilid mõned tunnid ei tööta.

Kõik operatiivsem tundub alati olulisem ning kui IT-lahendused seni suuremaid probleeme tekitanud pole, on lihtne jätta märkamata, kui raskeks võivad asjad muutuda hetkel, mil krüpto-lunavara keskserveri pikali jookseb või tarkvaravea tõttu kliendihaldussüsteem ühel hetkel töötamast lakkab. Kui kõige halvem peakski juhtuma, vallandub toas paanika ning sihikindla probleemilahendamise asemel tegeletakse rapsimise, planeerimise ja huupi tulistamisega.

Kõike seda saaks vältida, kui kuskil oleks plaan, mis ütleks, mida peaks tegema, kes seda tegema peaks ja mida teha siis, kui asjad üks-kaks-kolm ei tööta.

Kuidas oma IT-kriisiplaan päriselt kokku panna?

Kriisiplaani koostamine tundub paberil kui midagi keerulist, kuid reaalsuses ei ole selles midagi kontimurdvat. Alati saab teha rohkem, kuid kasvõi baastaseme saavutamine aitab muuta kriisiolukorrad kordades sujuvamaks. Peamine on, et ettevõte teaks, mis ärikriitilised süsteemid äri püsti hoiavad, mis võib nendega potentsiaalselt juhtuda, kuidas kõige levinumaid probleeme lahendada, kuidas probleemide lahendamise ajal talitada ning kes on need inimesed, kes kriisihetkel kaptenimütsi pähe tõmbavad ja kõike õigel rajal hoiavad.

Seejuures tasub ka mõista, et nii nagu ei saa üldise äristrateegia puhul ette valmistuda kõigeks, mis maailmas sündida võib, ei saa ka IT-kriisiplaan pakkuda vastust igale murele, mis ette võib tulla. Küll aga annab see hea baasi mille pealt ka täiesti ootamatute kriiside puhul otsuseid teha. Süsteemid on kaardistatud, vastutajad välja valitud, alternatiivid paika loksutatud. Tegelda jääb vaid detailidega.

Suuremahulised mured, mida kriisiplaan ennetada aitab, võivad küll tunduda kauged, kuid piisab vaid sirvida veidi uudiseid, et näha, millist kasu on teised asutused sarnastest plaanidest saanud. Heaks näiteks on Häirekeskus, kus lakkas augustis ühel ööl töötamast oluline IT-süsteem, mis võinuks hea alternatiivi puudumisel muuta pea võimatuks märgatava osa asutuse tööst. Kuna aga kriisideks oldi valmistatud, suutsid päästekorraldajad üle minna alternatiivsetele töövõtetele – paber ja pastakas, raadiod ja telefonid – ja IT-tiimid said hakata probleemi lahendama.

Poleks keegi sellise situatsiooni sündimise peale mõelnud, oldaks ilmselt küll varem või hiljem samasse punkti välja jõutud, kuid kõik see oleks võtnud oluliselt kauem. Ja kuigi keskmise ettevõtte IT-probleemid ei pane ohtu inimelusid, on ootamatute IT-probleemide mõjud siiski selgelt tunnetatavad.

Õppusi ei tasu ära unustada

IT-kriisiplaanide loomise juures ei tasuks ka unustada, et nii nagu aeguvad kõik teised strateegiad, aeguvad ühel hetkel ka kriisiplaanid. Süsteemid muutuvad, tänased ohud asenduvad uutega, kõige ärikriitilisemad teemad asenduvad uutega. Selleks, et nii plaanid kui töötajad alati värskena hoida, on meeletult kasulikuks tööriistaks õppused.

Õppuse käigus saab läbi mängida erinevaid situatsioone ja vaadata üle, kas kunagi paberile pandu on midagi, mis täna veel töötab. Kui mitte, on tarvis uuendada plaane või koolitada vastutavaid töötajaid. Kui kõik aga kulges kui õlitatult, saab lihtsalt nautida kindlustunnet: tuleb mis tuleb, ettevõte on selleks valmis.