Artur Praun: ühelgi ettevõttel ei saa olla liiga palju andmeid, küll aga liiga palju halbu andmeid

Kuigi andmete olulisusest saab tänapäeval aru iga edukam ettevõtja, siis ei tähenda see tingimata seda, et aastate jooksul kogutud andmehulki osataks alati õigesti ära kasutada, või et andmete kogumisele, mõistlikule hoiustamisele ja tulemuslikule töötlemisele osataks mõelda õigel hetkel või õiges ulatuses, räägib arvamusloos Elisa ärikliendiüksuse juht Artur Praun.

Andmepõhiseid otsuseid ja äriprotsesse vaadeldakse tihti kui midagi, mis on suuremate ning võimekamate ettevõtete pärusmaa, kuigi reaalsuses võivad just väiksemad ja keskmise suurusega aktiivses kasvufaasis ettevõtted olla need, kes andmeid nutikalt ära kasutades suurimaid võite nautida saaks. 5000 töötajaga organisatsioon võib küll mingit hulka andmepunkte ära kasutades efektiivsust 0,2% tõsta ja sellega veidi kasumit suurendada, samas kui alles turuosa haarav idufirma võib andmeid õigesti lugedes leida võimalusi mitmekordseks kasvuks.

Seetõttu tasub igal alustaval ettevõtjal ning ka uue ärisuuna poole vaataval organisatsioonil mõista, et andmed muutuvad kriitiliselt oluliseks varaks esimesest tegevushetkest alates. Esimeste sammude käigus ei pruugi neid küll kohe vaja minna, kuid mida pikaajalisemalt kogutud ja täpsemad andmestikud ettevõtte käsutuses on, seda lihtsam ja hõlpsam on ühel hetkel hakata neid ära kasutama. Kui mingit osa andmeid kogutakse vaikimisi niisamagi – näiteks raamatupidamist puudutavaid finantsandmeid – siis mõistlikkuse ja seadusandluse piireis saab kasutatavateks andmepunktideks muuta iga ettevõtte poolt tehtud sammu või kliendi poolt tehtud klikki – ja seda juba esimesest päevast.

Küll aga ei tasu unustada, et andmetel ja andmetel on vahe. Kuigi tehniliselt ei saa ühelgi ettevõttel paremate otsuste tegemiseks olla liialt palju infot, siis on lihtne sattuda valele rajale, kui kogutud andmed ei ole piisava kvaliteediga, need ei ole töötlemist silmas pidades hoiustatud või neid ei osata asjatundlikult tõlgendada. Seetõttu tasub juba esimeste sammude tegemise juures kõige muu kõrval mõelda ka sellele, kuidas ja mis viisil kogutud andmeid struktureerida, hoiustada ja valideerida. Mõneti tuleb seejuures ka tulevikku ennustada ning üritada mõista, millisel viisil, mis vormis ja täpselt milliseid andmeid kunagi vaja võib minna, kuid kui baasloogika on hästi paigas, on nende otsuste tegemine lihtne.

Andmete puhul ei saa üle ega ümber turvalisusest

Kui veel mingi hulk aastaid tagasi said osad hooletumad ettevõtted andmetega ümber käia nii nagu süda lustis, siis tänaseks on pilt pea täielikult muutunud. Andmete turvalisuse, klientide privaatsuse ning mõistliku kasutamise peale mõtlevad nii ettevõtted ise, kliendid, kui ka riik.

Seetõttu tuleb täna paralleelselt andmetega kogumise ja töötlemisega igal sammul pöörata erilist tähelepanu sellele, kes, kuidas ja miks andmetele ligi saab ning kuidas need üldse kogutud on. Klientide usaldus on olulisem kui kunagi varem ning kui peakski juhtuma kõige hullem ja mingi hulk andmeid – olgu need anonüümsed või isikustatavad – peaks jalutama minema, on mainekahjust ja usalduse kaotamisest tulenev kukkumine kordades suurem, kui andmete asjalikust töötlemisest saadud võit oleks iial saanud olla.

Kuigi mingi osa elementaarsetes turvanõuetest on mõistetavad kõigile, näiteks see, et andmed ei tohiks olla avalikult kättesaadavad ning et tundlikke andmeid hoiustatakse vaid krüpteeritud või anonümiseeritud kujul, siis tasuks eriti ettevõtte suuruse ja andmemahtude kasvamisel mõelda veidi laiemalt ning panna paika väga selged protsessid, kuidas andmetega tegeletakse ning kes on need inimesed, kes üldse kogutud infole ligi pääsevad. Heaks lahenduseks on seejuures väga selgelt defineeritud kasutajarollid ja rollidega kaasnevad õigused – keegi ei peaks kunagi ligi saama sellele, mida tal oma tööülesannete täitmiseks vaja ei lähe.

Tasub ka ära tunda, millal on õige hetk tiimi võtta spetsiaalselt andmeturvalisuse eest vastutav isik, kelle kogu tööaeg ongi suunatud sellele, et töö andmetega oleks alati korrapärane, turvaline ja vastavuses klientide ning seadusandjate ootustega. Väiksema ettevõtte korral saab andmeturvalisuse eest hoolt kanda mõne muu rolli kõrvalt, kuid kui ühel hetkel tahab iga päev andmestikele ligi pääseda tuhandeid erinevaid inimesi ning andmekogud ise on kasvamas sadade ja sadade terabaitide suuruseks, on selle kõige haldamine meeletu mahuga töö.

Seega on selge, et andmed võivad küll olla ettevõtte üheks edu aluseks, kuid need saavad oma funktsiooni täita üksnes siis, kui neid osatakse õigesti ning sihipäraselt kasutada. Nigela kvaliteediga või oskamatult kasutatud andmestikud võivad kiirelt otsused valele rajale viia, seega tasub igal andmete poole vaataval organisatsioonil mõista, et nende näol pole tegu võlurelvaga, mis iga probleemi lahendada suudavad, vaid pigem tööriistaga, mis muudab õigetes kätes otsuste tegemise lihtsamaks, kvaliteetsemaks ja tulemuslikumaks.