IT-firma ei pea palgal pidama floristi: millal võtta keegi tööle, millal valida teenusepakkuja?

Täna on normaalne, et ettevõtted eelistavad valitud rollidesse töötajate palkamise asemel sama funktsiooni teenusena sisse osta – olgu tegu IT-toe või puhastusteenusega. Kuigi pealtnäha on tegu lihtsa Exceli arvutuse pealt tehtava otsusega, siis sõnab Elisa ärikliendiüksuse juht Artur Praun, et enne teenusepakkuja kasuks otsustamist või kellegi tööle võtmist tasuks silmas pidada kolme laiemat aspekti.

On võimatu ühe reegliga öelda, kas mõne vajaduse täitmiseks tasuks tööle võtta oma inimene, või leida asjalik teenusepakkuja. Seda otsust mõjutab nii oma põhiäri olemus, pikaajalisem strateegia, kui ka majanduslik väljavaade ja riskitaluvus. Küll aga ei saa enam vaikimisi võtta eeldust, et inimese palgal hoidmine on lihtsam ja mõistlikum valik – mõnikord see nii küll on, kuid järjest kasvavate palkade ning aina parema kasutajasõbralikkusega IT-lahenduste esile kerkimisega on õigete valikute tegemine muutunud keerukamaks.

Kui kunagi võis olla üsnagi lihtne õigustada oma IT-meeskonna pidamist või võtta andmete haldamiseks tööle terve toatäis inimesi, siis tänaseks on olukord muutunud. Pilvelahendused, uued tehnoloogiad ning efektiivsemad süsteemid on igapäevase asjaajamise teinud lihtsamaks. Midagi, mis täitis kunagi kellegi terve tööpäeva, saab nüüd tehtud mõne tunniga. Lisades sinna kõrvale tõsiasja, et teenusepakkujate read on iga päevaga aina külluslikumaks muutumas, tuleb lõpliku otsuse tegemisel arvesse võtta aina rohkemaid tahke.

Mis on su äri?

Selleks et mõista, kas eelistada kellegi tööle võtmist või teenusepakkuja valimist, on esmalt vaja endale tunnistada, mis äris ollakse. Kõik palgareal olevad inimesed peaks suutma põhiäri mingil selgel moel toetada ning tegevused, mis jäävad sellest kaugele, võib olla mõistlikum usaldada teiste kätte. Kohvikupidaja peab kindlasti palgal hoidma baristat, küll aga on küsitav, kas tal on vaja oma IT-spetsialisti. IT-ettevõte peab tööl hoidma arendajaid, projektijuhte ja muid tehniliselt taibukaid inimesi, kuid on küsitav, kas kontoris taimede elus hoidmiseks on vaja palgal hoida aednikku.

Kui vähegi võimalik ja majanduslik arvutus seda lubab, on mõistlik suunata oma põhitähelepanu põhiäri otseselt toetavatele tegevustele ja rollidele. Iga äriga külgneb terve peotäis väiksemaid tegevusi, alates arvutite hooldusest ja serverite käitamisest kuni koristamiseni välja, kuid see ei ole see otsene tegevus, mis aitab äril kasvada. Suure tõenäosusega ei suuda need tegevused tavaliselt ka kellegi tööaega ära täita, mistõttu on teenusepakkuja kasuks otsustamine loogiline valik. Oluline on aga oma tegevus täpselt ära kaardistada, mõista tulusid ja kulusid ning pidada silmas ka tulevikuvaadet.

Kuhu sa välja jõuda tahad?

Kuigi töötajaid peaks palgale võtma pigem põhiäri toetamiseks, siis ei tasu kunagi ära unustada ka strateegilist vaadet ning seda, kuhu tahetakse välja jõuda. On oluline mõista, millised on need strateegilised kompetentsid, mida on vaja oma majas omada, et saavutada konkurentsieelis, kasvada ning saavutada pikaajalised eesmärgid. Mõnikord võib see tähendada, et pealtnäha hästi teenusepakkujaga kaetav valdkond võiks pikemas perspektiivis olla pigem midagi, mille jaoks on tööl omad inimesed.

Kui kohvikupidaja tahab konkurentidest eristumiseks pakkuda kõige paremat äppi, võib IT-inimeste palgal hoidmine olla mõistlik mõte. Kui tehnoloogiafirma näeb, et andmeid on toimepidevuse ja strateegia vaatest mõistlik hoida oma majas, võib olla tarvis ka tööle võtta oma süsteemiadministraatorid, mitte najatuda lihtsalt pilveteenuste pakkujatele. Kui e-pood näeb, et nende äriline edu tuleb vaid läbi väga tugeva turunduse, võib majasisese turundustiimi hoidmine olla mõistlikum, kui agentuuri palkamine.

Need on kohad, mis tuleks strateegiatöö käigus ära kaardistada. Mõnel juhul võib ka strateegiliselt olulise funktsiooni täitmine teenusepakkujaga õigustatud olla – eriti, kui teenusturg on mitmekesine ja jätkusuutlik – kuid teinekord võib olla vajalik hakata majasiseseid kompetentse arendama. On võimalik, et mõnda aega oleks olnud odavam neid teenusena sisse osta, kuid pikaajaline edu on alati olulisem, kui lühiajaline tulu.

Kas see on majanduslikult mõistlik?

Kõige strateegilise ja loogilise kõrval ei saa kunagi ümber ka majanduslikust poolest. Enne, kui otsustada, kas osta mõni roll sisse teenusena, või palgata selle täitmise jaoks inimene, tasub päriselt aru saada, millised on mõlema poolega seotud kulud. Esmapilgul võib see tunduda kui lihtne arvutus – hetkel, mil inimese palgakulu oleks väiksem kui teenuseosutaja arve, on mõistlik tööle võtta inimene – kuid reaalsus on harilikult märksa keerukam.

Väga lihtsate või väikeste rollide kõrval võib üks-ühele võrdlus küll paika pidada, kuid vähegi ärikriitilisemate tegevuste korral muutub pilt keerukamaks. Seda seetõttu, et oluline tegevus ei saa kunagi katmata olla. Piisab vaid ühel tööle võetud spetsialistil haigeks jääda või puhkusele minna ning kogu funktsioon kukubki maha. Teenusepakkuja võtab selle mure aga ettevõtte laualt maha: kui tavapäraselt kliendi asjadega tegelev spetsialist töölt eemale jääb, on neil kohe endal võtta sobilik asendaja.

See tähendab, et kuigi pealtnäha võiks olla lihtne IT-tuge, arvutipargi haldust, võrguteenust, koristusteenust, või mistahes muud tegevust toetav partner asendaja ühe asjaliku töötajaga, siis enamikel juhtudel ei piirdu teenuse osutamine vaid ühe inimesega. Iga tugifunktsioon vajab mõnel hetkel katmist, seega pigem tasub arvutuskäikudes kalkuleerida kahe-kolme rolli täitmisega, mitte vaid ühega.

Meeles tasub hoida ka paindlikkust ja vajaduste muutumist. Partner on sinuga seotud teenuslepinguga, mille saab vajadusel lihtsa vaevaga üles öelda, töötaja aga töölepinguga. Viimase allkirjastamisel lubad, et varustad töötaja alati ka vajaliku tööga. Kui aga äri fookus muutub või pole sellel moel tema ülesannete täitmine enam vajalik, leiad end olukorrast, kus pead kellegi koondama või investeerima inimese ümberõppesse.

Mõistagi tagab palgal olev töötaja aga kindlustunde ja pikaajalise toimepidevuse, samas kui partner võib igal hetkel omalt poolt lepingu üles öelda või lihtsalt oma äritegevuse lõpetada. See on küll pigem ekstreemne olukord, kuid siiski midagi, mida tuleb silmas pidada. Oma töötaja pakub kindlust, partner paindlikkust. On vaja mõista, mis on iga konkreetse rolli juures sinu äri jaoks olulisem.